Der Posteingang dient dem Empfang von:
Anträgen, die Träger online über OASE gestellt haben.
Verwendungsnachweisen, die Träger online über OASE gestellt haben.
Dokumenten, die Träger online über OASE nachgereicht haben.
E-Mails, die auf Wunsch in SOWA eingebunden werden können.
Jede Zentralstelle verfĂĽgt ĂĽber ihren eigenen Posteingang und hat nur Zugriff auf die an sie gerichteten Daten.
Das Modul Posteingang bietet:
Einen Überblick über eingegangene Daten von OASE oder Fach- und Förderstellen.
Die Möglichkeit, eingegangene Datensätze in SOWA einzubinden.
In diesem Kapitel werden die Module vorgestellt, die zur Antragsbearbeitung in SOWA dienen. Dazu gehören die Module Posteingang, Einzelanträge und Sammelantrag.
Die einzelnen Tabellenspalten können mittels Rechtsklick sicht- und unsichtbar geschaltet werden. Die Reihenfolge der Spalten kann durch Sie angepasst werden. Daher entspricht die Reihenfolge in dieser Tabelle nicht zwingend der in SOWA. Die Gliederung in mehrere Tabellen dient der Übersicht.
Im Posteingang werden die OASE-Anträge anhand des Projektbeginns sortiert. In der Spalte Jahr der Übersichtstabelle ist immer das aktuelle Kalenderjahr voreingestellt. Um in 2022 OASE-Anträge mit Projektbeginn im Jahr 2023 anzeigen zu lassen, ist in der Filterzeile in der Spalte Jahr das Jahr 2023 einzutragen.
Grundlegende Informationen
Jahr
Ersteller
Partner
Programminformationen
Name der Organisation der Antragsstellenden Personen.
Erst. Status
Zeigt den Status an
Neu=
Zugewiesen=
Zeigt an, zu welchem Antrag ein Dokument vom Träger separat hochgeladen wurde. Wenn Sie ihre Träger zum Hochladen von Dokumenten ermutigen, erhalten Sie diese sogleich zum richtigen Antrag zugeordnet.
bearbeitet von
Name der:s Zentralstellen-Mitarbeiter:in, welche den Antrag bzw. Verwendungsnachweis bearbeitet hat[SS1]
Vorgefiltert, Eingangsjahr des Antrages.
eingegangen am
Eingangsdatum des Datensatzes
Posteingang Nr.
Automatisch generierte laufende Nummer, die ein Element des Posteingangs eindeutig identifiziert. Sie enthält Zusatzinformationen über die Art der eingegangenen Nachricht: ein Bindestrich hinter der Jahreszahl stellt einen OASE-Antrag dar; ein E weist auf eine E-Mail hin; D bezeichnet ein vom Antragsteller hochgeladenes Dokument.
Status
neu = Element wurde noch nicht weiterverarbeitet.
zugewiesen = Element wurde in einen SOWA-Antrag umgewandelt oder einem SOWA-Antrag zugeordnet.
Typ
Antrag: Ein Einzelantrag.
Abrechung: Abrechnung zu einen Einzelantrag. Benachrichtung: Eine aus SOWA generierter Vorgang (z.b. Sammelantragsstellung). Die Spalte Beschreibung beinhaltet genauere Informationen.
Beschreibung
Weitergehende Beschreibung: Titel des Projekts bei Antrag und Abrechnung. Bei Benachrichtigung eine genauere Beschreibung.
Empfänger
Die Zentralstelle, an die sich der Inhalt richtet, in Form der Zentralstellennummer (DJXXX). Die Spalte kann zweimal angezeigt werden: Zentralstelle und Partner.
GrĂĽner Hintergrund = Element wurde noch in keinen SOWA-Antrag umgewandelt oder einem SOWA-Antrag zugeordnet
Erst. Name
Name der Person, welche den Antrag gestellt hat
Erst. E-Mail
E-Mail der Person, welche den Antrag gestellt hat
Erst. Tel.
Telefonnummer der Person, welche den Antrag gestellt hat
Erstellt von
Antragsteller bei OASE Eingängen, ansonsten ist dieses Feld leer.
2. Antragspartei
Name der Partnerorganisation
Status 2. AP
Zeigt dem Partner zugewiesenen Status an
Programmlinie
Zeigt die Art der Begegnung an (JB, FK, Kleinaktivität, Sonstiges)
Beginn
Bezieht sich auf den Anfang des beantragten Projekts. Die Angabe kann für spätere Suchen sehr nützlich sein.
Programmland
Land, in welchem die Begegnung stattfindet
Projektnummer
Von SOWA schematisch vergebene Nummern, diese wird rezeugt wenn das Posteingangselement in einen Einzelantrag ĂĽberfĂĽhrt wird:. Bei Benachrichtigungen steht hier keine Projekt, sondern die Sammelantragsnummer.
Erst. Antragspartei
OASE-Referenz
Einzelne OASE-Anträge bzw. Inhalte können mittels Doppelklick oder Rechtsklick geöffnet und angezeigt werden. Anträge gliedern sich über Reiter, die zur Anzeige von unterschiedlichen Inhalten dienen. Im Posteingang haben Sie vor allem die Möglichkeit, sich Informationen anzeigen zu lassen; eine weitergehende Bearbeitung findet hier nicht statt.
Die Arbeitsschritte zur Antragsbearbeitung im Posteingang finden Sie im folgenden Abschnitt [XXX].
Reiter OASE Antrag
Unter diesen Reiter finden sie Grundlegende Informationen zu einen Antrag. Auch haben Sie hier die Möglichkeit den OASE-Antrag in einen Einzelantrag umzuwandeln.
Die Bereiche des OASE-Antrages im Posteingang zur Erklärung:
Reiter Antragsdaten
In diesem Reiter werden die Inhalte der Textfelder angezeigt, es besteht keine Möglichkeit, diese zu bearbeiten
Reiter Träger/Inst.
Hier befinden sich die Angaben zum Antragsteller und, wenn vorhanden, Partner. Auch hier gibt es keine Möglichkeit, die Daten zu bearbeiten
Reiter Finanzen
Hier befinden sich die finanziellen Angaben, auch hier besteht keine Möglichkeit der Bearbeitung.
Reiter Antragsdokumente
Im Reiter Antragsdokumente ist die Zusammenfassung des OASE-Antrages in Form eines PDF-Dokumentes zu finden (hier: 2023-00006). Dieses Dokument hat die antragstellende Person nach Antragstellung in OASE per E-Mail erhalten.
Hat die antragstellende Person ĂĽber OASE den Antrag weitere Dokumente (z. B. Ziele und Methoden, Programm) hinzugefĂĽgt, erscheinen diese hier (hier: Programm, Weiteres Dokument, Ziele und Methoden).
1
Antragstellende Person: Kontaktdaten der verantwortlichen, beantragenden Person
2
OASE-Projektdaten: Programmlinie, Status Status neu = OASE-Antrag wurde noch nicht in einen SOWA-Einzelantrag umgeformt Status zugewiesen = OASE-Antrag wurde in einen SOWA-Einzelantrag umgeformt + es gibt eine SOWA Antragsnummer + der Button „Öffnen“ wird aktiviert und der Antrag kann dadurch von hier aus im Modul Einzelantrag geöffnet werden
3
Antragsteller: Kontaktdaten der antragstellenden Institution
SOWA Träger leer = Datenabgleich zwischen Trägerdaten aus OASE-Antrag und SOWA-Daten hat noch zu erfolgen (s. Kapitel 3.3.2.2)
Abrechnende ZST = Der Knopf Ändern kann genutzt werden um Irrläufer der Fach- und Förderstelle zuzuweisen.
Â4
Partner: Kontaktdaten der Partnerinstitution
5
Projektdaten, Teilnehmende, Projektmerkmale, Notizen: Angaben zum beantragten Projekt
Notizen = Eingaben im Feld „Wollen Sie ConAct / Stiftung DRJA / Tandem oder der Zentralstelle noch etwas mitteilen?“ in OASE
Projektmerkmale = Die im OASE Antrag ausgewählten Thematischen Schwerpunkte
