Was ist OASE?

• OASE ist ein Online-Portal für die Antragstellung und zum Einreichen des Verwendungsnachweises bei den beteiligten Fach- und Förderstellen der Internationalen Jugendarbeit.

Wer nutzt OASE?

• Letztempfänger

• Zentralstellen, die selbst auch Letztempfänger sind

Wofür wird OASE gebraucht?

• Über OASE werden Anträge, Verwendungsnachweise und weitere dazugehörige Dokumente online eingereicht.

• OASE stellt die Grundlage für die Antrags-, Verwendungsnachweis und Kontaktdaten in SOWA dar:

  • Anträge, Verwendungsnachweisen und weitere dazugehörige Dokumente werden nach dem Einreichen über OASE automatisch in die ausgewählte Zentralstelle übermittelt.

Was ändert sich durch das elektronische Antragsverfahren?

• Digitaler Prozess: Anträge und Verwendungsnachweise werden von Letztempfängern online über OASE gestellt und eingereicht (KJP-Formulare werden dadurch ersetzt. Bitte beachten Sie, dass aktuell eine Zusammenfassung im Original unterzeichnet per Post an ihre Zentralstelle zugesendet werden muss). Diese werden mit dem Programm SOWA von Zentralstellen und Koordinierungsbüros bearbeitet.

• Grundsätzlich ist geplant, dass durch die Arbeitserleichterungen bei allen Beteiligten die Förderung einfacher und perspektivisch auch schneller funktioniert.

Wie kann das OASE-Portal aufgerufen werden?

OASE wird durch Öffnen folgender Links aufgegrufen:

ConAct: https://oase.conact-org.de:8545/

Tandem: http://oase.tandem-org.de:27888/

Stiftung DRJA folgt.

Bitte beachten sie die Notwendigen Portfreigaben, die Sie ggf. an ihrer Firewall vornehmen müssen:

ConAct: 8545

Tandem: 27888

Des Weiteren stellen wir ihnen TEST-OASE zur Verfügung, hier können Sie die Funktionen von OASE testen, ohne tatsächlich einen Antrag zu stellen. TEST-OASE wird durch Öffnen folgender Links aufgerufen:

ConAct: https://test-oase.conact-org.de:8888/

Stiftung DRJA: https://test-oase.stiftung-drja.de/

Tandem: http://test-oase.tandem-org.de:28888/

Auch hier benötigen sie Portfreigaben:

ConAct: 8888

Tandem: 288888

Registrierung und Login

Bei Aufruf des OASE-Portals wird zunächst eine Maske zum Einloggen in das Portal angezeigt. An dieser Stelle können Sie sich auch ein Erklär-Video sowie schriftliche Hinweise zur Nutzung ansehen (s. Abbildung). Diese wurden vom DPJW erstellt, stehen aber stellvertretend für die Fach- und Förderstellen.

Der Zugriff auf das Portal ist nur für registrierte Benutzer:innen möglich. Daher ist zunächst ein Konto anzulegen.

Zur Registrierung gibt die verantwortliche Person des Trägers ihre persönlichen Daten und ihre E-Mail-Adresse an.

Wir empfehlen, eine zentrale E-Mail-Adresse zu verwenden (z.B. Antraege@einrichtung.de).

Es ist wichtig, dass die verantwortlichen Personen immer Zugriff auf diese Adresse haben, da die weitere Korrespondenz hierüber geschieht. An die angegebene E-Mail-Adresse wird sofort automatisch eine Bestätigungsmail mit einem Link zum letzten Schritt der Registrierung versandt. Der Träger gibt auf der verlinkten Seite erneut seine E-Mail-Adresse und sein Passwort ein und kann ab sofort Anträge stellen.

Die über diesen Login gestellten Anträge werden personalisiert behandelt. Das heißt, dass eine weitere Mailadresse desselben Trägers in OASE auch ein neues Benutzer:innenkonto anlegt. Zwischengespeicherte Anträge in OASE können nur über das OASE-Konto abgerufen werden, über welche diese auch gestellt wurden. Auch weitere Dokumente können über OASE nur über ein und dasselbe Konto einem bereits gestellten Antrag zugeordnet werden (z. B. Verwenungsnachweis).

Anleitungen zur Antragstellung und Verwendungsnachweis

Nach Login im OASE-Portal bzw. im Bereich Hilfe[DE1] besteht die Möglichkeit, sich Anleitungen zur Antragstellung und zum Verwendungsnachweis anzugucken und herunterzuladen:

OASE stellt Nutzer:innen verschiedene Funktionalitäten, Module genannt, zur Verfügung. Diese sind im Menü im oberen Bildschirmbereich angeordnet und werden im folgenden kurz Erläutert.

Bereich für zwischengespeicherte Anträge und Verwendungsnachweise:

Anträge und Verwendungsnachweise können zwischengespeichert werden und zu einem späteren Zeitpunkt gestellt werden. Anträge und Verwendungsnachweise können nur solange zwischengespeichert werden, bis diese gestellt werden.

Die gestellten Anträge und Verwendungsnachweise werden nicht im Konto der Antragsstellenden gespeichert (OASE ist kein Archiv).

Daneben haben Sie die Möglichkeit, nach dem Login einen neuen Antrag zu stellen:

Eine Ausführliche Erklärung zur Antragseingabe in OASE finden Sie im Abschnitt 1.3.

Bereich zum Einreichen von Verwendungsnachweisen:

Hier können Sie Verwendungsnachweise zu gestellten Anträgen einreichen. Die Verwendungsnachweise müssen mit demselben OASE-Account, wie der Antrag für den Sie gestellt werden, eingereicht werden.

Bereich zum Hochladen weiterer Dokumente:

Über OASE können Belege, Programme und weitere Dokumente hochgeladen werden, die einem bereits gestellten Antrag zugeordnet werden können. Dokumente sollten bei der Antragstellung erst direkt vor dem Absenden hochgeladen werden, da hochgeladene Dokumente nicht zwischengespeichert werden können.

Die Antragsstellung, -abrechnung und -bearbeitung wird erleichtert, wenn Sie zuvor Ihre persönlichen Daten unter dem Menüpunkt ,,Mein Konto“ hinterlegt haben:

Die Antragseingabe in OASE erfolgt über verschiedene Formularfeldern. Diese orientieren sich an den KJP-Formblättern. Es besteht bei vielen Formularfeldern die Möglichkeit, zurückzugehen und Angaben zu korrigieren, bis der Antrag abgeschickt wurde.

Unterschiede zum DPJW

• Die Masken sind so ähnlich wie beim DPJW, aber es gelten die Richtlinien des KJP.

Welche Möglichkeiten der Anpassung bzw. Individualisierung bestehen?

• An bestimmten Stellen können zusätzlich Dokumente hochgeladen werden (z. B. Programm, Ziele und Methoden)

  • Dokumente sollten bei der Antragstellung erst direkt vor dem Absenden hochgeladen werden. Hochgeladene Dokumente können nicht zwischengespeichert werden.

• Über ein spezielles Feld können am Ende der Antragstellung zusätzliche Mitteilungen an Zentralstellen übermittelt werden (z. B. für Inhalte, die nicht in das Formular passen oder für Hinweise zum gestellten Antrag)

In den folgenden Abschnitten werden Besonderheiten der Formularfelder erläutert. Bei Fragen zu den Förderrichtlinien wenden Sie sich bitte an die jeweils zuständige Förderabteilung.

Die Auswahl des Projekttyps steuert weitergehende Formularfelder und kann im Gegensatz zu anderen Angaben nicht nachträglich geändert werden. Nach erfolgter Festlegung werden die Optionen ausgegraut.

Es besteht die Möglichkeit das Programm als Dokument hochzuladen. Alternativ können Sie die Eingabemaske benutzen.

Mittels „Zeile Hinzufügen“ können Sie ein Programmtag hinzufügen. Sie müssen für die Tageszeiten festlegen ob diese mit der Partnergruppe oder ohne diese stattfinden.

Ist ein Hacken bei „Spalte "mit Partnergruppe" für die neue Zeile übernehmen“ gesetzt, werden diese Angaben beim Hinzufügen von Zeilen übernommen.

Wie auf dem Foto ersichtlich, können Träger in diesem Schritt ihre zuständige Zentralstelle suchen. Hierzu können sie entweder im Suchfeld frei tippen und aus den daraufhin erscheinenden Vorschlägen wählen (siehe rote Markierung im Foto) oder den Zentralstellen-Finder nutzen, der hier ebenfalls verlinkt ist.

Nach Auswahl der Zentralstelle müssen sie im Abschnitt Finanzen die Gesamtkosten, ihren Eigenanteil und die Beantragen KJP Zuschüsse festlegen.

Damit sie dieses Formularfeld abschließen können muss die Summe der geplanten Ausgaben ihren Einnahmen und den Beantragten KJP-Zuschüssen entsprechen.

A. Voraussichtliche Gesamtausgaben für Programmkosten: Hier Tragen sie die voraussichtlichen Gesamtausgaben ein

B. Einnahmen: Einnahmen gliedern sich in zwei Bereiche, die oberen drei Eingabemasken sind für Einnahmen von anderen Förderstellen. Die untere für ihre Eigenleistung.

C. Beantragter KJP-Zuschuss: Hier können Sie die beantragten KJP Zuschüsse festlegen. Je nach ausgewählten Projekttyp erfolgt eine Vorauswahl an Zuschüssen durch OASE. Sie können weitere Zuschuss Arten durch „Zeile hinzufügen“ auswählen. Bitte beachten Sie hierbei die Förderrichtlinien.

Hier müssen Sie die Trägerdaten ihres Partners hinterlegen. Benötigt ihr Projekt keine Partner tragen Sie hier bitte Platzhalter Daten ein.

Nach erfolgreicher Antragsstellung können Sie den ausgefüllten Antrag als PDF herunterladen. Sie bekommen dieses Dokument auch an die hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. Beachten Sie die OASE-Antragsnummer, diese benötigten Sie für das stellen des Verwendungsnachweises. Sie finden die Antragsnummer auch in der Email.

Die Formulare zum Einreichen eines Verwendungsnachweises ähneln denen der Antragstellung. Wie bereits erwähnt muss der Verwendungsnachweis durch denselben SOWA-Account gestellt werden wie der Antrag auf den er sich bezieht.

Zunächst benötigen Sie ihre Antragsnummer. Sollten Sie diese nicht finden, wenden Sie sich an die zuständige Förderstelle.

Die Formulare für den Verwendungsnachweis ähneln denen der Antrageingabe, auf eine ausführliche Erklärung wird an dieser Stelle verzichtet.

Was ist SOWA?

• SOWA ist eine Java-basierte Software

• Für die Fach- und Förderstellen gibt es jeweils eine eigene SOWA-Version mit Verbindung zum eigenen Server; somit gibt es für Zentralstellen getrennte Zugänge zu den SOWA-Versionen (die Daten sind damit auch voneinander getrennt). Hierbei wird darauf geachtet, dass die SOWA-Versionen bei den Fach- und Fördereinrichtungen im Wesentlichen nicht voneinander abweichen.

Wer nutzt SOWA?

• Zentralstellen und Länderstellen

• Fach- und Förderstellen: ConAct, DGJW, DPJW, DRJA, Tandem

Wofür wird SOWA genutzt?

Zentralstellen nutzen SOWA zum

• Erstellen und Stellen eigener Einzelanträge

• Bearbeiten von Einzelanträgen der eigenen Träger

• Stellen von Sammelanträgen

• Arbeiten mit Verwendungsnachweisen und

• Mittelabrufen

• Beantragen von Nachanträgen

• Einsehen von Auswertungen, Listen, Statistiken

Technische Voraussetzungen

Um sich bei SOWA anmelden und Einzelanträge sowie Sammelanträge bearbeiten zu können, müssen Sie folgende technische Voraussetzungen erfüllen:

• Internetzugang: Sie benötigen einen Computer mit Internetzugang.

• Betriebssystem: Windows 10

• Portfreigaben: Für die Nutzung von SOWA und OASE sind für unterschiedliche Förderstellen unterschiedliche Portfreigaben notwendig:

  • Tandem: 27888 (OASE), 26080 (SOWA),28888 (Test-OASE)

  • ConAct: 8544 (SOWA, Test-SOWA) , 8545 (OASE), 8888 (Test-OASE)

  • DRJA: Keine weiteren Freigaben notwendig 80 (HTTP) und 443 (HTTPS)

Installation

Folgende Softwarekomponenten müssen vorhanden sein. Hinweise zur Installation finden sie Hier.

• OpenWebStart: aktuelle OpenWebStart-Version

• Java:

  • DRJA und ConAct: Java Runtime Environment von Red Head für Java 1.8.0.

  • Tandem: Java Runtime Environment von Red Head für Java 17

• Client: Web-SOWA.jnlp

Zugangsdaten für Zentralstellen werden auf Anfrage bei der jeweiligen Fach- und Förderstelle erstellt. Benutzer:innenname und Passwort werden per E-Mail durch die Fach- und Förderstellen bereitgestellt. Beim ersten Login mit Ihren zugesendeten Zugangsdaten erhalten Sie automatisch eine Email mit einer Ziffernfolge, die Sie nach der ersten Anmeldung eingeben müssen. Im selben Schritt müssen Sie ein neues Passwort vergeben.

Das Passwort kann nach erfolgtem Login selbstständig in SOWA geändert werden (s. Kapitel XX).

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben sollten, können Sie es nicht eigenständig zurücksetzen. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an die jeweilige Fach- und Förderstelle.

Nach Installation und Download eines Clients (siehe Installationsanleitung) wird SOWA durch Doppelklick auf den Client geöffnet.

Im Verlauf des Startvorgangs werden Sie dreimal nach Zugangsdaten gefragt. Bei den ersten beiden Abfragen benötigen Sie nicht ihre persönlichen Zugangsdaten, sondern allgemeine Zugangsdaten, die das Herunterladen der Programmkomponenten erlauben.

Benutzername und Kennwort für diese Abfrage finden sie in der Installationsanleitung, die Sie mit den Zugangsdaten bekommen.

Im Anschluss erfolgt die Anmeldung mit den persönlichen Zugangsdaten für SOWA .

Geben Sie hier den Benutzer:innennamen und das Kennwort ein, welches Ihnen per Email zugeschickt wurde. Beim ersten Login benötigen Sie zusätzlich einen Code, der Ihnen per Email zugesendet wird (s. Abschnitt 2.3).

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, gibt es keine automatische Zurücksetzen-Funktion. Bitte kontaktieren Sie in diesem Fall die zuständige Fach- und Förderstelle.

Im folgenden Kapitel wird gezeigt, wie die Benutzer:innenoberfläche aufgebaut ist und Sie sich in der Software zurechtfinden.

Oben links werden in der Anwendung in einem Navigationsbaum jederzeit die verfügbaren Module angezeigt:

Für Zentralstellen stehen 6 Module zur Verfügung:

Träger/Inst: Hier können Sie als Zentral- und Länderstelle alle Ihre Antragssteller:innen finden, selbst hinterlegen, bearbeiten und filtern. [Details s. Kapitel XXXX, LINK einfügen]

Einzelanträge: Hier finden Sie eine Ansicht der über OASE in SOWA eingegangenen Anträge, sobald diese von Ihnen im Modul Posteingang entgegengenommen wurden. [Details s. Kapitel XXXX, LINK einfügen]

Posteingang: In diesem Modul werden die über OASE eingegangenen Anträge und Verwendungsnachweise angezeigt. [Details s. Kapitel XXXX, LINK einfügen]

Zentralstellen: Hier finden Sie Ihre eigene Zentral- oder Länderstelle und können Ihre Mitarbeiter:innen anlegen. [Details s. Kapitel XXXX, LINK einfügen]

Sammelantrag: In diesem Modul können Einzelanträge Sammelanträgen zugeordnet werden. [Details s. Kapitel XXXX, LINK einfügen]

Berichte: Hier können Sie sich eine Zusammenfassung gefilterter Daten anzeigen lassen. Diese Berichte sind vordefiniert. [Details s. Kapitel XXXX, LINK einfügen]

Im Hauptfenster der Anwendung öffnet sich durch Klick auf ein Modul derjenige Datensatz, der bei dem entsprechenden Modul hinterlegt ist:

In allen Modulen außer dem Modul Berichte werden die hinterlegten Daten der Module im Hauptfenster in Form einer Übersichtstabelle angezeigt:

Übersichtstabellen verfügen über die Eigenschaft, dass die von Nutzer:innen vorgenommenen Einstellungen wie Breite, Reihenfolge und Sichtbarkeit von Spalten individuell gespeichert werden. Dies erfolgt automatisch beim Beenden der Anwendung. Die Präferenzen werden beim nächsten Start der Anwendung automatisch geladen.

Sie können Daten in Übersichtstabellen markieren, mit STRG-C kopieren und in andere Dateien einfügen.

Buttonleisten befinden sich meistens über Tabellen und liefern kontextabhängige Funktionen:

Die Funktionen von Buttonleisten lassen sich auch über Rechtsklick auf ein Objekt in Form eines Popup-Menüs aufrufen.

Beispielfunktionen einzelner Buttons

Der Button Drucken/Datenexport erstellt eine Liste der aktuellen Tabelle. Diese lässt sich beispielsweise als Excel-Datei speichern und in dieser Form weiter bearbeiten oder drucken. Eine Ausführliche Erklärung hierzu finden Sie im Abschnitt [XXX]

Der Button Öffnen öffnet einen ausgewählten Datensatz im Detailfenster. Ein Doppelklick auf den Datensatz oder das Benutzen der Leertaste hat den gleichen Effekt.

Die Anzeige rechts oben in der Anwendung zeigt an, ob noch Daten vom Server geladen werden müssen, bevor ein angeforderter Datensatz ausgegeben wird.

Grün und die Zahl 0 = Es werden aktuell keine Daten geladen und neue Datensätze können aufgerufen werden.

Orange und eine Zahl über 0 = Es werden aktuell Daten geladen und es ist abzuwarten, bis ein Datensatz ausgegeben werden kann. Je höher die angezeigte Zahl, desto mehr Daten müssen noch geladen werden und desto länger ist abzuwarten.

Aus Übersichtstabellen heraus lassen sich einzelne Datensätze öffnen (beispielsweise durch Doppelklick auf ein Feld des entsprechenden Datensatzes). Diese Datensätze öffnen sich unterhalb der Übersichtstabellen in einzelnen Fenstern in einer Detailansicht:

Beim Öffnen eines Datensatzes wird außerdem ein Eintrag im Navigationsbaum (oben links) zum jeweiligen Modul erstellt.

In der Detailansicht können für jedes Modul bis zu drei Fenster gleichzeitig geöffnet werden.

Oben rechts in der Anwendung befindet sich ein Eingabefeld, das zum schnellen Öffnen von Datensätzen dient. Hierbei ist es aber erforderlich, die genaue Nummer (siehe unten) und das korrekte Format einzuhalten, da die Anwendung sonst nicht weiß, um was für einen Datensatztyp es sich handelt.

Die Formate sind folgende:

Die Formatierung bezieht sich auf die Stammnummer der Zentralstelle. Abweichend ist dies beim Einzelantrag.

In diesem Kapitel werden wiederkehrende Funktionen erklärt. Im weiteren Verlauf des Handbuchs werden Sie an gegebener Stelle auf dieses Kapitel verwiesen. Die folgenden Beispiele können auf unterschiedliche Reiter angewandt werden.

In Übersichtstabellen lassen sich mit Hilfe der Filterzeile gewünschte Informationen schnell anzeigen. Dies ist grundsätzlich in allen Übersichtstabellen möglich. Im Folgenden wird das Filtern am Modul Träger/Institutionen erläutert.

Über dem grau unterlegten Tabellenkopf ist die Filterzeile zu erkennen:

Die gesamte Tabelle lässt sich durch einen Klick auf eine graue Überschriftenzelle nach eben jener Spalte sortieren — wie hier im Beispiel, wo die Tabelle aufsteigend nach PLZ sortiert wird.

Freitextsuche

Jedes Feld in der Filterzeile bezieht sich auf die darunter liegende Spalte. In diesem Feld kann ein Kriterium eingetragen werden, nach dem in der zugehörigen Spalte gesucht wird. Die Suche wird mit Enter ausgelöst.

Stimmt das Filterkriterium mit einem Listeneintrag überein, werden Datensätze in der Liste angezeigt. Ein leeres Feld in der Filterzeile signalisiert, dass die zugehörige Spalte nicht gefiltert wird.

Die Standardbelegung bei einer Freitextsuche ist **. Dabei steht der Cursor immer zwischen den beiden Sternchen. Bei einer Freitextsuche agieren die Zeichen * und ? als Platzhalter.

Das Sternchen steht für eine beliebige Anzahl an Zeichen und das Fragezeichen für ein beliebiges Zeichen.

Beispiele für Freitextsuche mit *-Platzhalter

Suche in der Spalte Name im Modul Träger/Inst. (Groß-/Kleinschreibung ist dabei egal):

• kultur = Suche nach Trägern, die in ihrem Namen das Wort „kultur“ aufweisen (die genaue Stelle ist dabei egal)

• kultur* = Suche nach Trägern, deren Namen mit „kultur“ beginnt

• *kultur = Suche nach Trägern, deren Namen mit „kultur“ endet

Die Suche kann durch die Verwendung der Tab-Taste auf mehrere Tabellenspalten erweitert und damit mehrere Kriterien miteinander kombiniert werden. Beispiel: Namensbestandteil + TAB + PLZ ).

Filtermöglichkeiten

Gefiltert werden kann nach Datum, Aufzählung, Ja/Nein-Werten und freiem Text (beliebige Zeichen).

Wertebereiche

Neben konkreten Eingaben können als Kriterium auch Wertebereiche verwendet werden.

Neben dem Exportieren von Daten aus Übersichtstabellen mit STRG-C besteht eine weitere Möglichkeit, Daten zu exportieren. Hierzu nutzen Sie den Button Drucken/Datenexport. Dieser ist in der Buttonleiste bzw. der Detailansicht zu sehen. Eine neue Ansicht öffnet sich. Je nach Größe der Tabelle kann die Erstellung etwas Zeit in Anspruch nehmen.

In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Daten zu drucken. Hierzu nutzen Sie den Drucker-Button oben links. Sie können auch das Disketten-Symbol daneben drücken; dies erlaubt Ihnen, die ausgewählten Daten in verschiedenen Dateiformaten zu speichern.

Im folgenden wird das Anlegen von Adressdaten, Kontaktpersonen und Verbindungsdaten anhand des Trägermoduls erklärt.

Ein neuer Träger wird durch Klick auf den Button Neu in der Buttonleiste über der Übersichtstabelle erstellt. Unten öffnet sich ein neues Fenster:

Adress- und Kontaktdaten des Trägers erfassen

Orange untermalte Felder sind Pflichtfelder. Sind diese Stellen nicht ausgefüllt, kann der Datensatz nicht abgespeichert werden.

Die Trägerstammnummer setzt sich aus der Stammnummer der dazugehörigen Zentralstelle (hier: DJ039) und einer laufenden 5-stelligen Nummer zusammen.

Nach Klick auf den Button Speichern wird die endgültige Trägerstammnummer des neu erstellten Trägers generiert (hier: DJ03900000).

Im Modul Träger/Inst. werden Name, Straße und PLZ des Trägers auf einen übereinstimmenden Datensatz mit der Datenbank abgeglichen. Befindet sich in der Datenbank eine Übereinstimmung, wird gefragt, ob der gefundene Datensatz geöffnet werden soll.

Im Bereich Kontakt können mit Hilfe des Buttons Neu eine oder mehrere Kontaktpersonen erfasst werden. Kontakte können für Träger und Zentralstellen erfasst werden.

Es öffnet sich ein leeres Kontakteingabe-Fenster (orange untermalte Felder sind Pflichtfelder):

Die Eingabe in dieser Maske wird mit dem Button Speichern bestätigt.

Das Feld Präfix erlaubt neben der Auswahl von Frau und Herrn auch die Auswahl eines leeren Feldes und legt die Anrede fest, die in Korrespondenzen Verwendung findet.

Sie können die durch die Präfixauswahl festgelegte Anrede auch überschreiben.

Mittels Adressdaten kopieren und Verbindungsdaten kopieren können Sie diese Daten von der Institution für den Kontakt übernehmen. Auch diese Daten lassen sich im Anschluss noch weiter modifizieren.

Notizfelder sind in mehrere Module integriert und bieten die Möglichkeit, eigene Notizen mit Datensätzen zu verknüpfen.

Notizfelder umfassen ein Eingabefeld und ein Anzeigefeld der Notizen. Was Sie hier notieren, entscheiden Sie selbst. Bsp.: Sie haben in Absprache mit dem Träger den Titel einer beantragten Maßnahme im Nachhinein geändert. Dann kann es zum Beispiel sinnvoll sein, diese Änderung hier (etwa im Notizfeld eines bestimmten Datensatzes im Modul ,,Einzelanträge“) zu Dokumentationszwecken festzuhalten. Wichtig: Ihre Notizen sehen i.d.R. nur Sie als Zentralstelle (Ausnahme siehe unten). Da die Fach- und Förderstelle keinen Zugriff auf den Inhalt Ihres Notizfeldes hat, teilen Sie ihr diesen bitte mit, sofern relevant. Auch die Fach- und Förderstelle sollte also darüber informiert sein, wie es zu einer Differenz zwischen dem ursprünglichen Antrags-PDF und den in SOWA eingepflegten Antragsdaten kommt, etwa hinsichtlich des Titels einer Maßnahme wie im obengenannten Beispiel. Für Notizen, die die Fach-und Förderstellen sehen sollen, nutzen Sie bitte die Mitteilungsfunktion im Modul ,,Einzelanträge“ im Reiter ,,Finanzen ZSt“ [LINK einfügen zum Abschnitt über dieses Feld!!!]

Eine neue Notiz wird mit dem Button Übernehmen oder durch Drücken von ENTER aus dem Eingabe- in das Anzeigefeld übertragen.

Wenn das Anzeigefeld bereits Notizen enthält, werden neue Notizen oben an die Liste im Anzeigefeld angefügt. Jede Notiz wird um den Namen desr eingebenden Nutzerin und das Eingabedatum ergänzt:

Wie erwähnt: Die von Zentralstellenbenutzer:innen eingetragenen Notizen sind an dieser Stelle von den Eingaben der Fach- und Förderstelle getrennt und können gegenseitig nicht eingesehen werden.

Eine Ausnahme bilden hier die Notizen im Reiter Finanzen ZSt des Moduls Einzelanträge. Hier können sich Fach- und Förderstelle und Zentralstelle über das Notizfeld austauschen (s. Kapitel 5.2.2).

Das Modul Zentralstellen umfasst alle relevanten Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Zentralstelle stehen.

Zusammenfassung des Moduls Zentralstellen

Die einzelnen Reiter bieten eine Übersicht zu bestimmten Datensätzen (Träger der Zentralstelle, Einzelanträge der eigenen Träger, Sammelanträge und bewilligte Einzelanträge eigener Anträge der Zentralstelle).

Über die einzelnen Reiter kann gezielt auf die angezeigten Datensätze zugegriffen werden (durch Doppelklick).

Über das Modul Zentralstellen kann außerdem ein neues Passwort für den eigenen Benutzer:innen-Login erstellt werden. Neue Benutzer:innen-Logins müssen von der jeweiligen Fach- und Förderstelle erstellt werden.

Die Reiter des Zentralstellen-Moduls

Wenn Sie das Modul Zentralstellen anwählen, erscheint die Zentralstelle, über welche Sie eingeloggt sind, automatisch in der Übersichtstabelle im Hauptfenster:

Das obige Bild zeigt, dass Erika Musterfrau von der Zentralstelle Experiment e.V. bei TEST-WEB-SOWA angemeldet ist, sodass in der Übersichtstabelle des Moduls Zentralstelle die Zentralstelle Experiment e.V. angezeigt wird.

Wenn Sie sich bei SOWA anmelden, werden Sie an dieser Stelle Ihre eigene Zentralstelle sehen.

Durch Doppelklick in den Datensatz öffnet sich die Zentralstellenansicht im Detailfenster.

Der Reiter Zentralstelle

Im Reiter Zentralstelle stehen die Zentralstellendaten, wie Adress- und Kontaktdaten der eingeloggten Zentralstelle. Mit dem Button Neu können Sie neue Personen zu der Zentralstelle hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Personen löschen, sondern lediglich auf inaktiv setzen können. Hierzu müssen Sie den zu bearbeitenden Datensatz öffnen. Eine ausführliche Anleitung für das Bearbeiten von Personen-Datensätzen finden Sie unter [LINK einfügen].

Unter Kontakt könne Sie durch Öffnen des eigenen Datensatzes Ihr eigenes Kennwort ändern.

Dazu den Datensatz mit dem eigenen Namen auswählen und durch Doppelklick oder Klick auf den Button Öffnen den Datensatz öffnen:

Durch Klick auf den Button Kennwort ändern öffnet sich ein Fenster, in welchem das neue Passwort eingetragen werden kann. Bitte beachten Sie hierbei die Passwort-Richtlinien (s. Screenshot).

Der Reiter Träger/Inst.

Diese Tabelle zeigt alle Träger, die der eingeloggten Zentralstelle zugeordnet sind. Der entsprechende Datensatz kann mit einem Doppelklick geöffnet werden.

Der Reiter Anträge

Im Folgenden wird der Reiter Anträge im Modul Zentralstelle erklärt.

Die Tabelle zeigt alle der jeweiligen Zentralstelle zugeordneten Einzelanträge an; diese können mit Doppelklick geöffnet werden. Über die Buttons Neu D, Neu R / I / T (Bezeichnungen je nach Fach- und Förderstelle mit verschiedenen Länderkürzeln) und Neu Dritt können neue Einzelanträge angelegt werden. Eine Ausführliche Erläuterung hierzu finden sie im Abschnitt 4.2. [LINK einfügen?]

Der Reiter Finanzen

Der Reiter Finanzen zeigt die Sammelantragsdaten der eingeloggten Zentralstelle. Der Sammelantrag kann mit einem Doppelklick geöffnet werden.

Die Spalte HH-Jahr kann mit < und > gefiltert werden (z.B. >2006 für „ab 2006“, ohne Leerzeichen!).

Bitte beachten Sie, dass immer das aktuelle Haushaltsjahr voreingestellt ist. Das Haushaltsjahr kann in der dafür vorgesehenen Spalte geändert werden.

Der Reiter Finanzen (Antragspartei)

Diese Tabelle umfasst die Finanzdaten der Einzelanträge (bezogen auf die Antragspartei), bei denen Ihre Zentralstelle als eigenständige Antragspartei auftritt und die Bewilligung im Einzelverfahren von der jeweiligen Fach- und Förderstelle erhalten hat.

Der bewilligte Einzelantrag kann mit einem Doppelklick geöffnet werden.

Modul Träger/Inst.

Wird im Navigationsbaum das Modul Träger/Inst. ausgewählt, so erscheint im Hauptfenster eine Liste aller Träger, die der eingeloggten Zentralstelle zugeordnet sind (sowie der vorläufigen Träger, die von Zentralstellen zwar angelegt, jedoch nicht von ihnen bearbeitet werden können (siehe Stammnummer X)).

Reiter des Moduls Träger/Inst.

Durch Doppelklick auf einen Eintrag aus der Liste mit den Trägern öffnet sich ein neues Fenster mit der Detailansicht des gewählten Trägers. Hier werden wieder einzelne Reiter im Trägerdatensatz aufgeführt. Diese sind die Folgenden:

Reiter Träger/Inst.

Der Reiter Träger/Inst. beinhaltet die wichtigsten Daten des Trägers (Kontakt, Adresse, Bankverbindungen, Notizen etc.):

Informationen zum Bearbeiten von Adressinformationen finden Sie im Abschnitt XX.

Reiter Anträge

Hier finden Sie eine Übersicht aller dem Träger zugeordneten Einzelanträge:

Mittels Doppelklick auf einen Antrag gelangen Sie zu diesem Antrag im Modul Einzelantrag.

Reiter Finanzen

Hier finden Sie alle Finanzdaten zu diesem Träger zugeordneten Einzelanträgen.

Mittels Doppelklick auf einen Antrag gelangen Sie zu diesem Antrag im Modul Einzelantrag.

In diesem Kapitel werden die Module vorgestellt, die zur Antragsbearbeitung in SOWA dienen. Dazu gehören die Module Posteingang, Einzelanträge und Sammelantrag.

Der Posteingang dient dem Empfang von:

• Anträgen, die Träger online über OASE gestellt haben.

• Verwendungsnachweisen, die Träger online über OASE gestellt haben.

• Dokumenten, die Träger online über OASE nachgereicht haben.

• E-Mails, die auf Wunsch in SOWA eingebunden werden können.

Jede Zentralstelle verfügt über ihren eigenen Posteingang und hat nur Zugriff auf die an sie gerichteten Daten.

Das Modul Posteingang bietet:

• Einen Überblick über eingegangene Daten von OASE oder Fach- und Förderstellen.

• Die Möglichkeit, eingegangene Datensätze in SOWA einzubinden.

Die einzelnen Tabellenspalten können mittels Rechtsklick sicht- und unsichtbar geschaltet werden. Die Reihenfolge der Spalten kann durch Sie angepasst werden. Daher entspricht die Reihenfolge in dieser Tabelle nicht zwingend der in SOWA. Die Gliederung in mehrere Tabellen dient der Übersicht.

Im Posteingang werden die OASE-Anträge anhand des Projektbeginns sortiert. In der Spalte Jahr der Übersichtstabelle ist immer das aktuelle Kalenderjahr voreingestellt. Um in 2022 OASE-Anträge mit Projektbeginn im Jahr 2023 anzeigen zu lassen, ist in der Filterzeile in der Spalte Jahr das Jahr 2023 einzutragen.

Grundlegende Informationen

Ersteller

Partner

Programminformationen

Einzelne OASE-Anträge bzw. Inhalte können mittels Doppelklick oder Rechtsklick geöffnet und angezeigt werden. Anträge gliedern sich über Reiter, die zur Anzeige von unterschiedlichen Inhalten dienen. Im Posteingang haben Sie vor allem die Möglichkeit, sich Informationen anzeigen zu lassen; eine weitergehende Bearbeitung findet hier nicht statt.

Die Arbeitsschritte zur Antragsbearbeitung im Posteingang finden Sie im folgenden Abschnitt [XXX].

Reiter OASE Antrag

Unter diesen Reiter finden sie Grundlegende Informationen zu einen Antrag. Auch haben Sie hier die Möglichkeit den OASE-Antrag in einen Einzelantrag umzuwandeln.

Die Bereiche des OASE-Antrages im Posteingang zur Erklärung:

Reiter Antragsdaten

In diesem Reiter werden die Inhalte der Textfelder angezeigt, es besteht keine Möglichkeit, diese zu bearbeiten

Reiter Träger/Inst.

Hier befinden sich die Angaben zum Antragsteller und, wenn vorhanden, Partner. Auch hier gibt es keine Möglichkeit, die Daten zu bearbeiten

Reiter Finanzen

Hier befinden sich die finanziellen Angaben, auch hier besteht keine Möglichkeit der Bearbeitung.

Reiter Antragsdokumente

Im Reiter Antragsdokumente ist die Zusammenfassung des OASE-Antrages in Form eines PDF-Dokumentes zu finden (hier: 2023-00006). Dieses Dokument hat die antragstellende Person nach Antragstellung in OASE per E-Mail erhalten.

Hat die antragstellende Person über OASE den Antrag weitere Dokumente (z. B. Ziele und Methoden, Programm) hinzugefügt, erscheinen diese hier (hier: Programm, Weiteres Dokument, Ziele und Methoden).